آموزش ارسال و دریافت فکس توسط انواع دستگاه فکس استوک

برای آنکه شیوۀ کار با انواع دستگاه فکس استوک را بیاموزید، پیشنهاد می کنیم حتماً این مقاله را تا پایان مطالعه کنید.

اهمیت استفاده از دستگاه فکس استوک

دستگاه فکس استوک، یکی دیگر از دستگاه های پر کاربرد و مهم در بیشتر محیط های کاری به شمار می آید. برای آنکه نامه های اداری و اسناد متنی به سایر شرکت ها و سازمان ارسال شوند، از قابلیت های دستگاه فکس استفاده می کنند.

هر چند، دستگاه فکس از طریق خطوط تلفن ثابت و همچنین امواج رادیویی، اسناد و مدارک را به مقصد منتقل خواهد کرد. فرایند عملکرد این دستگاه ها به این شکل است که ابتدا، اسناد را اسکن می کنند و سپس آنها را به مقصد ارسال خواهند کرد. در کنار سایر دستگاه های دیجیتال پیشرفته و کاربردی مانند پرینتر استوک و اسکنر، استفاده از این دستگاه نیز در ادارات بزرگ بسیار ضروری است.

 

دستگاه های فکس نیز مانند اغلب دستگاه های دیجیتال در مدل های مختلف همراه با قابلیت های جدید و کارآمد ساخته شده اند. انواع دستگاه فکس شامل دستگاه های حرارتی، کاربنی و لیزری می باشند. البته لازم به ذکر است که دستگاه های فکس حرارتی به دلیل عدم کارایی و عملکرد مطلوب، جزو دستگاه های منسوخ شده محسوب می شوند.

هر شرکت یا سازمان مطابق با نیاز و حجم کاری، یکی از انواع دستگاه فکس استوک را خریداری خواهد کرد.

برای بسیاری از کاربران استفاده از قابلیت های انواع دستگاه فکس چندان راحت نیست. در این مقاله قصد داریم در خصوص مراحل و شیوۀ ارسال و دریافت فکس مطالبی را عنوان کنیم. لطفا با ما همراه باشید تا نحوۀ کار با انواع دستگاه را به خوبی بدانید!

چگونه با دستگاه فکس استوک کار کنیم؟

پیش از آنکه توسط دستگاه فکس استوک، فکس ارسال کنید، حتماً یک نامه که شامل موارد زیر است تهیه کنید. مواردی از قبیل: نام خانوادگی و نام شرکت فرستنده/ دریافت کننده، تاریخ ارسال/ دریافت و تعداد برگه های ارسالی/دریافتی.

سپس اتصالات دستگاه فکس را با دقت چک کنید. ورودی کابل و سوکت تلفن، کابل برق، کابل اتصالی به رایانه شخصی و . . . را بررسی نمایید. پس از انجام اقدامات ذکر شده، باید مراحل زیر را جهت ارسال فکس شروع کنید.

مرحلۀ اول/ شمارۀ فکس را توسط دستگاه فکس استوک شماره گیری کنید

روش شماره گیری در دستگاه فکس استوک، مانند شماره گیری تلفن های خانگی یا اداری است. اگر برای شهرها یا کشورهای دیگر فکس ارسال می کنید، حتماً در پیش شماره یا کد مقصد را وارد نمایید. البته در برخی از مدل های دستگاه فکس، ممکن است نیاز به وارد کردن کد محلی داشته باشید. این ویژگی را حتماً در دستگاه فکس مورد استفاده بررسی کنید.

برخی از انواع دستگاه فکس استوک نیز برای آزاد کردن خطوط تلفن، نیاز به شماره گیری عدد 9 خواهند داشت. یعنی پیش از شماره گیری، باید عدد 9 را فشار دهید تا خط تلفن فکس فعال شود. پس از آنکه شمارۀ فکس را وارد کردید، مرحلۀ بعد را با دقت انجام دهید.

چگونه با دستگاه فکس استوک کار کنیم؟

مرحله دوم/ کاغذها و اسناد را به درستی در دستگاه فکس استوک قرار دهید

نکتۀ مهم پیش از قرار دادن کاغذ داخل دستگاه فکس استوک، توجه به نوع و ابعاد کاغذ است!

حتماً بر اساس نوع دستگاه، کاغذهای مناسب و استاندارد تهیه کنید. سایز کاغذ استاندارد برای انواع دستگاه دیجیتال مانند دستگاه پرینتر یا فکس، کاغذ A4 با ابعاد 8.5*11 inch می باشد.

پس از آنکه از استاندارد بودن کاغذ ارسالی مطمئن شُدید، حالا باید کاغذ را در جهت مناسب داخل دستگاه قرار دهید. معمولا شیوۀ جایگذاری صحیح کاغذ به شکل یک برچسب یا نماد بر روی دستگاه های فکس درج شده است. با توجه به این آیکن، کاغذ را در جهت مناسب بگذارید. نماد درج شده بر روی دستگاه فکس، دو حالت خواهد داشت:

در صورتی که گوشۀ نوشته شده از کاغذ، تا شده باشد. در این صورت، باید قسمت خالی یا پشت کاغذ به سمت کاربر باشد. منظور از نوشته شده همان خطوط صاف روی نماد است.

اما چنانچه گوشۀ کاغذ خالی و تا شده باشد، در این شرایط باید قسمت جلویی یا نوشته شدۀ کاغذ ارسالی به سمت کاربر باشد. با در نظر گرفتن این نکات، کاغذ را به شکل درست داخل دستگاه جای دهید.

مرحله سوم/ کلید FAX یا Send را فشار دهید

پس از آنکه هر دو مرحلۀ قبل را با دقت انجام دادید، اینک کافی است دکمۀ فکس یا Send دستگاه فکس استوک را فشار دهید. با فشردن کلید مربوطه، اسناد به هر تعداد که باشند، فکس خواهند شد.

حتماً به این نکته توجه نمایید که برخی از دستگاه های فکس، در بخش ورودی کاغذ، تعداد محدودی برگه یا اسناد متنی جهت ارسال دریافت خواهند کرد. اما در حالت کلی، تا 10 برگ، امکان جایگذاری برگه داخل دستگاه وجود دارد.

توصیه می کنیم پس از ارسال موفق فکس، حتماً از فرد یا شرکت دریافت کننده، تاییدیه دریافت کنید. ضمن آنکه می توانید در بخش های تعریف شده در نامۀ همراه فکس، موارد مهم را پرسیده و در نامه ثبت کنید.

شیوۀ ارسال فکس از طریق اینترنت

با توجه به گسترش روز افزون تکنولوژی های مبتنی بر اینترنت، امکان ارسال فکس توسط اینترنت نیز برای کاربران فراهم شده است.

اگر قصد خرید انواع دستگاه پرینتر استوک یا فکس را ندارید، می توانید از بستر اینترنت برای ارسال انواع اسناد و مدارک استفاده کنید.

هزینۀ سرویس دهنده های ارسال از طریق اینترنت به نسبت هزینه ای که برای خرید انواع دستگاه فکس استوک صرف می کنید، بهینه است. دو سرویس دهندۀ فعال در این حوزه Pam Fax و همچنین HelloFax می باشند.

سرویس Pam Fax یکی از سرویس های فکس کارآمد برای Skype محسوب می شود.

سرویس دیگر، سرویس HelloFax است که همراه با Google Drive امکان استفادۀ آسان را برای کاربران فراهم خواهد کرد. اسناد و مدارک گوگل را به راحتی می توانید از طریق این سرویس ارسال کنید.

مراحل دریافت فکس از دستگاه های فکس استوک چگونه است؟

اگر به عنوان دریافت کنندۀ فکس، از انواع دستگاه فکس استوک استفاده می کنید، حتماً باید مراحل زیر را در نظر بگیرید:

• از اتصالات دستگاه فکس به ویژه خطوط تلفن مطمئن شوید.
• دستگاه را روشن کنید و در حالت FAX، دریافت خودکار یا اتوماتیک تنظیم نمایید.
• منتظر باشید تا دستگاه صدایی تولید کند.
• پس از این مرحله، تمام اسناد ارسالی از سایر شرکت ها، توسط شما دریافت خواهند شد.

 

نکتۀ پایانی

بیشتر شرکت ها و سازمان ها به جای خرید دستگاه های فکس تک کاره، اقدام به خرید دستگاه های پرکاربرد چندکاره مانند پرینتر یا اسکن چندکاره می کنند.

در فروشگاه اینترنتی شکیل نگار چابهار انواع دستگاه فتوکپی استوک، پرینتر استوک و . . . با قیمت استثنایی عرضه شده اند. تنها با یک خرید به صرفه، از انواع قابلیت های دستگاه فکس یا پرینتر استوک بهره مند خواهید شد.